สรุปการฝึกประสบการณ์วิชาชีพในสัปดาห์ที่
4
ระหว่างวันที่ 4 – 8 พฤศจิกายน พ.ศ.
2556
สถานที่ฝึก
คณะแพทยศาสตร์ โรงพยาบาลรามาธิบดี
งานที่ปฎิบัติ
1. จัดทำการแยกรายชื่อเพื่อกำหนดวันที่เข้ารับการอบรม
ซึ่งแยกตามเรื่องที่ผู้ตอบรับสนใจ แบ่งออกได้เป็นจำนวน 4 วัน และได้แยกหน่วยงาน
ฝ่ายเภสัชกรรมและเวชภัณฑ์ออก เพราะ 2 หน่วยงานนี้จะต้องได้รับการอบรมทั้งหมด 4
เรื่อง มีจำนวน 6 คน เรื่องเบิกมีจำนวน 13 คน
เรื่องจัดซื้อทั่วไปจำนวน 10 คน และจัดซื้อคลังจำนวน 22 คน
2. ทำการค้นหา column ที่มีชื่อว่า Search Term 2 ในทุก folder ซึ่งมีทั้งหมดจำนวน 8 folder ทำการค้นหาว่าในแต่ละ Search Term 2 มีค่า vendor อะไรบ้างโดยทำในไฟล์งาน
Excel จากนั้นนำค่าที่ vendor
ที่ได้จากไฟล์งาน Excel มารันในระบบโปรแกรม SAP โดยใช้ T-code : FK03 จากนั้นนำเลข vendor ที่ได้จากการรันในระบบโปรแกรม SAP นำมาใส่ไว้ไฟล์งาน
Excel ทั้งหมดจำนวน 52 column
ที่พบข้อมูลของvendor
3. ได้รับมอบหมายให้เป็น User เพื่อทดลองคู่มือที่
นายวรวิช หมั่นความสุข เป็นผู้ปรับปรุงแก้ไขคู่มือ โดยมีการเรียนรู้และรันจริงในระบบโปรแกรม
SAP โดยใช้ T-code: ZIMI007 เป็นเรื่องการดู Error Interface ในแต่ละเดือนของฝ่ายส่วนงาน MM
4. ทำการเปรียบเทียบคู่มือของฝ่ายพัสดุคณะ
และคู่มือปฏิบัติงานตามระบบงานใหม่ เรื่องการสร้างรายงานขอซื้อ (PR) ของฝ่ายสารสนเทศ
เพื่อจัดทำการแก้ไขคู่มือการสร้าง (PR ) ใหม่
5. ทำการทดลองออกใบ Earmarked Fund โดยกำหนดให้มีจำนวนเงิน 50,000 บาท Type ให้ใช้ Type K
ซึ่งหมายถึง ค่าใช้จ่าย รหัสบัญชีจะขึ้นต้นด้วยรหัสเลข 5 นำเสมอ
6. ทำการศึกษา คู่มือการปฏิบัติงานตามระบบงานใหม่ เรื่อง:
การสร้างใบแก้ไขจำนวนเงินเพิ่ม/ลดใบจองงบประมาณ โดยใช้ T-code: FMXPM1
ซึ่งสาเหตุที่จะเปลี่ยนแปลงจำนวนเงินในการจองงบประมาณสามารถเกิดขึ้นได้หลายๆกรณี
เช่น ราคาสินค้าเปลี่ยนแปลงไป หรือ ลด/เพิ่มปริมาณการสั่งซื้อ การแก้ไขข้อมูลจะแก้ไขได้โดยใช้ Value Adjustment เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไข Earmarked
Fund โดยตรงได้ Value incr, คือ การเพิ่มวงเงิน Reduct.in val. คือ การลดวงเงิน
Document number คือการระบุเลขที่
Earmarked Funds ที่ต้องการแก้ไช Amount คือ ระบุ จำนวนเงินที่ต้องการเพิ่ม / ลด ถ้าเป็นการเพิ่มจำนวนเงิน จะปรากฏ Value increase
ถ้าเป็นการลดจำนวนเงิน จะปรากฏ Value decrease Description คือ การระบุเลขที่เอกสารที่ขอเปลี่ยนแปลงและสาเหตุของการเพิ่ม
/ ลด จำนวนเงิน
จากนั้นทำการตรวจสอบรายละเอียดการเพิ่ม / ลดจำนวนเงิน จะแสดงข้อความว่า
“ Checks completed
successfully” จากนั้นทำบันทึกการจองงบประมาณ ก็จะได้เลข Value
adjustment document ใหม่
7. ทำการสแกนเอกสารแบบฟอร์ม Deploy ระบบสารสนเทศ งานเวชสารสนเทศคลินิก
ฝ่ายสารสนเทศ จำนวนทั้งหมด 39 ชุด และส่งแฟกซ์ไปยังฝ่ายงบประมาณ 2 ชุด
8. จัดทำรายงานงบประมาณคงเหลือหมวดวัสดุสำรองคลัง โดยใช้ T-code: ZBGR021P โดย Fund Center จะมีรหัส 9 ตัว
โดยหน่วยงานที่จะจัดทำได้คือ หน่วยงานกลุ่มสต็อกทั้ง 7 หน่วยงาน
ปัญหาและอุปสรรค
1. การรันข้อมูลในไฟล์งาน Excel บาง column ไม่พบข้อมูล
2. การรันข้อมูลในระบบโปรแกรม SAP พบข้อมูลรหัสของ vendor
ที่มากกว่า 1 ข้อมูล ใน vendor เดียวกัน
3. คู่มือที่จัดทำขึ้นในบางขั้นตอนไม่ได้บอกความหมายของเครื่องมือจึงทำให้ไม่ค่อยเข้าใจความหมายของเครื่องมือนั้นๆและยังอธิบายบางขั้นตอนไม่ชัดเจน
4. คู่มือการสร้าง (PR )
ของแต่ละฝ่ายมีขั้นตอนการสร้างที่แตกต่างกัน ทำให้เกิดความสับสน
5. ยังไม่ทราบว่าจะหารหัสของ Cost Center (รหัสหน่วยงาน) Fund (แหล่งเงิน) และ Functional Area (แผนงาน) ได้จากที่ไหน
การแก้ไขปัญหา
1. ทำสัญลักษณ์ไว้ว่า column นั้นไม่พบข้อมูล
และทำการแจ้งพี่ที่ดูแลการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ
2. นำข้อมูลรหัสของ vendor ที่มากกว่า 1 ข้อมูลทั้งหมด
มาใส่ในไฟล์งาน Excel
หลังจากนั้นทำการแจ้งพี่ที่ดูแลการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ
3. ทำการแจ้งนาย วรวิช
หมั่นความสุข ว่าในบางขั้นตอนไม่ได้บอกความหมายของเครื่องมือและคำอธิบายคู่มือไม่ชัดเจน
เพื่อให้นาย วรวิช หมั่นความสุข นำไปปรับปรุงแก้ไข
4. ทำความเข้าใจกับคู่มือทั้ง
2 ฝ่าย แล้วพิจารณาดูว่าฝ่ายใดทำความเข้าใจง่ายกว่ากัน แล้วนำหัวข้อนั้นๆ
มาปรับปรุงแก้ไขต่อ
5. ได้สอบถามจากพี่ที่ดูแลการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ
ซึ่งพี่ก็ได้แนะนำว่า ปกติแล้วจะดูที่ใบขออนุมัติหลักการ ซึ่ง User จะเป็นคนใส่มาให้ไว้แล้ว
ความรู้ที่ได้นำไปใช้ในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพสอดคล้องกับรายวิชาที่ได้ศึกษา
ดังนี้
1.วิชาการจัดการระบบฐานข้อมูลทางธุรกิจ
ได้นำความรู้ที่ได้เรียนมาใช้ในการจัดการระบบฐานข้อมูลการในระบบ SAP
2. หลักการบัญชีเบื้องต้น
มีการนำความรู้ที่ได้เรียนไปใช้ในการใช้งานในแผนก FI เกี่ยวกับศัพท์บัญชีเบื้องต้น
3. วิชาการจัดการระบบสารสนเทศในสำนักงาน
การนำความรู้ที่ได้เรียนไปใช้ในการจัดการกับข้อมูลต่างๆ ซึ่งสามารถจัดทำเอกสารได้ง่ายต่อการสืบค้นด้วยโปรแกรม
Microsoft Excel
4. วิชาสำนักงานอัตโนมัติ
มีการนำเอาความรู้ที่ได้มาไปใช้ในการส่งแฟกซ์และใช้เครื่องสแกนเอกสาร
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น